Você já coordenou um projeto em que ninguém sabia exatamente o que fazer, os prazos se perderam e você precisou cobrar cada pessoa individualmente?
É possível fazer a gestão completa de um projeto simples, com toda a equipe, usando ferramentas gratuitas do Google. Assim, cada pessoa sabe quais são as suas tarefas e ninguém perde prazo.
Neste tutorial prático, baseado no vídeo Como Controlar Projetos no Google: Método SECRETO com IA + Keep + Agenda, você vai aprender a combinar quatro ferramentas: Gemini, Google Keep, Google Tarefas e Google Agenda.
As 4 Ferramentas e a Função de Cada Uma
- Gemini: cria as tarefas do projeto para você ganhar tempo.
- Google Keep: organiza as tarefas e permite convidar a equipe.
- Google Tarefas: recebe o acompanhamento do projeto.
- Google Agenda: mostra o projeto no dia a dia para ninguém perder o prazo.
Passo 1: Peça ao Gemini para Criar a Lista de Tarefas
No Gemini, comece o prompt com @Google Keep, para que a lista seja criada direto no Keep, e informe os dados do projeto:
“@Google Keep crie uma lista de tarefas para o seguinte projeto. Nome do projeto: Website Bibelha. Objetivo principal: criar um website e-commerce em WordPress para vendas de produtos apícolas. Data de entrega: 13/03/2026.”
Clique em Enviar. Em poucos segundos, a lista está pronta. Você pode modificar e melhorar as tarefas depois.
Passo 2: Defina os Responsáveis no Google Keep
Abra a nota no Google Keep e coloque o responsável em cada tarefa (Pessoa 01, Pessoa 02, Pessoa 03 ou o nome de cada um, inclusive empresas contratadas).
Atenção: Esse método funciona para projetos simples, não para projetos complexos.
Passo 3: Convide a Equipe
- Na nota, clique em Colaborador.
- Digite o e-mail de cada pessoa e clique no check.
- Clique em Salvar.
Não há limite de pessoas. Os participantes aparecem na parte de baixo da nota.
Passo 4: Crie um Lembrete Recorrente
Clique em Criar lembrete, escolha data e hora e defina a repetição (diária ou semanal). Com isso, o Google Keep fica integrado ao Google Tarefas.
Caminho rápido: Nota > Criar lembrete > data e hora > Repetir > Salvar
No Google Tarefas, renomeie a tarefa para algo como “Acompanhar projeto Bibelha” e personalize o horário (por exemplo, todos os dias às 9h).
Passo 5: Acompanhe Tudo pelo Google Agenda
O acompanhamento aparece no Google Agenda. Ensine a sua equipe a criar o hábito de abrir o Google Keep no painel do lado direito da agenda (clicando na setinha). Ali estão todas as tarefas com seus responsáveis.
Quando alguém marca uma tarefa como concluída, a atualização aparece automaticamente para todos. Assim você acompanha os prazos e vê se o projeto está andando.
Resumo do Passo a Passo
| Etapa | Ferramenta | O que fazer |
|---|---|---|
| 1. Tarefas | Gemini | Prompt com @Google Keep e dados do projeto |
| 2. Responsáveis | Google Keep | Indicar quem faz cada tarefa |
| 3. Equipe | Google Keep | Convidar colaboradores por e-mail |
| 4. Lembrete | Keep + Google Tarefas | Lembrete recorrente e horário |
| 5. Acompanhamento | Google Agenda | Abrir o Keep no painel lateral e marcar concluídas |
Conclusão: Projetos Simples, Gestão Simples
Com o Gemini criando as tarefas, o Google Keep reunindo a equipe e o Google Tarefas e o Google Agenda lembrando todos os dias, você consegue gerenciar projetos simples de forma gratuita e sem complicação.
Agora, eu quero saber de você: deixe aqui nos comentários qual projeto você vai organizar com esse método.
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Forte abraço,
Prof. João Ernani
